Clase documental
Cada tipo de documento tiene sus campos, su formato y su regla de retención. Por eso el legajo sabe qué documentos debería tener, y cuáles le faltan.
Un legajo es todo lo que existe sobre algo: una persona, un cliente, un proveedor, una póliza, un inmueble. Reunirlo lleva un minuto cuando está en un solo expediente, y dos días cuando está repartido entre carpetas de red, correos y sistemas que no se hablan.
Esta solución se implementa con nuestro equipo sobre Thuban: relevamiento, configuración y puesta en marcha. No se contrata online.
¿Buscás algo que puedas activar hoy? Mirá Recursos HumanosEl mismo motor sirve para cualquier cosa que acumule documentación a lo largo del tiempo. Cambian los tipos de documento y quién puede verlos; el expediente es el mismo.
Contrato, altas, licencias, capacitaciones y recibos firmados, en el legajo de cada persona.
Ver Recursos HumanosLa carpeta del cliente con la documentación del alta, los contratos vigentes y lo que exige la normativa.
Ver OnboardingConstancias, habilitaciones, seguros y contratos, con la fecha de vencimiento a la vista.
Ver ComprasEmisión, endosos y toda la documentación del siniestro, en el legajo del asegurado.
Ver SegurosPlanos, certificados, órdenes de trabajo y mantenimiento de cada equipo o inmueble.
Ver ManufacturaCualquier proceso con documentación asociada que hoy vive en una carpeta compartida.
Ver Automatización de procesosSeis piezas que separan un expediente de una carpeta con archivos adentro.
Cada tipo de documento tiene sus campos, su formato y su regla de retención. Por eso el legajo sabe qué documentos debería tener, y cuáles le faltan.
Escáner, casilla de correo, carpeta de red, SharePoint o un sistema que ya usás. Captika lee el documento y lo asocia al legajo que corresponde.
Un seguro que vence, una habilitación que caduca, un documento que nunca llegó. El legajo avisa antes, no el día que hace falta.
Quién ve qué, hasta el nivel del documento. Un área puede trabajar sobre el legajo sin ver lo que no le corresponde.
Cada documento conserva su historial, y se ve cuál es el vigente. Los que lo necesitan se firman digitalmente dentro del mismo legajo.
Por los datos del legajo o por lo que dice adentro del documento: el OCR de la captura deja el texto buscable.
El documento entra por donde ya llega hoy.
Se reconoce de qué tipo es y a qué legajo pertenece.
Se publica dentro del legajo, con sus datos y su versión.
El legajo marca lo que falta y lo que está por vencer.
Cada área encuentra lo suyo, sin pedírselo a nadie.
El sistema sabe qué documentos exige cada tipo de legajo, así que el faltante aparece solo y no el día de la inspección.
El documento se archiva donde va en el momento en que entra, sin que alguien lo renombre, lo mueva y lo vuelva a buscar.
Quién accedió, quién cambió qué y cuándo, sobre cada documento. No hay que reconstruirlo después.
En vez de una copia por sector, hay un expediente con permisos. Lo que ve cada área cambia; el documento es uno solo.
Captika captura y lee la documentación venga de donde venga; Thuban conforma el legajo, gobierna los permisos y guarda la auditoría. La misma base que usan bancos, aseguradoras y obras sociales.
Te mostramos cómo quedaría el expediente que hoy tenés repartido, con tus tipos de documento, sin compromiso.
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